Formation externe
Qu'est-ce qu'une formation externe ?
Une formation est dite « externe », lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire de formation extérieur pour en assurer la conception,la réalisation et l’organisation.
Les actions de formation peuvent être organisées :
- en inter entreprise : stage réalisé pour les salariés provenant de plusieurs entreprises ;
- en intra entreprise : stage réalisé pour les salariés d’une même entreprise
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Quelles sont les dépenses imputables ?
Dans le cadre du plan de formation, l’entreprise déduit de sa participation les frais liés au déroulement de l’action de formation externe, sous réserve que celle-ci réponde aux critères d’imputabilité d’une action de formation, notamment les coûts pédagogiques externes, les rémunérations versées aux stagiaires pendant l’action de formation et les frais de transport, de repas, d'hébergement éventuels.
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Rappel
Une action de formation est imputable sur la participation de l’entreprise si l’action de formation relève de l’une des catégories d’actions de formation définies dans le Code du travail (www.juritravail.com). Celle-ci doit comporter les éléments suivants : un programme, des objectifs préalablement déterminés, des moyens pédagogiques et d’encadrement mis en oeuvre, un dispositif de suivi de l’exécution du programme et d’appréciation des résultats.
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Quels prestataires sont habilités à dispenser une action de formation externe ?
Seuls les prestataires qui disposent d’un numéro de déclaration d’activité peuvent dispenser une action de formation.
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Qui peut bénéficier d’un numéro de déclaration d’activité ?
Toute personne physique ou morale qui :
- a une activité de prestations de formation (actions de formation professionnelle, actions de bilans de compétences, actions de validation des acquis de l’expérience) donnant lieu à la signature de conventions ou de contrats de formation professionnelle.
- réalise effectivement des actions de formation (mise en œuvre des moyens pédagogiques, techniques et financiers pour atteindre les objectifs des actions de formation), ou ne réalise pas elle-même les formations mais les confie à un autre prestataire (soit en tout ou partie) pour les réaliser sous sa responsabilité contractuelle.
L’activité de formation peut être l’activité principale de la personne ou bien une activité exercée de manière occasionnelle et ponctuelle en plus de son activité principale.
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Dans quels cas la déclaration d’activité n’est pas nécessaire ?
L’organisme ou le formateur qui réalise les formations pour le compte d’un autre organisme de formation (sous-traitance) car il ne conclut pas directement de convention ou de contrat de formation professionnelle mais intervient en apportant un soutien technique ou pédagogique à la réalisation d’une action de formation.
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Observation sur la situation des groupes de sociétés
Une société mère peut avoir un organisme de formation intégré avec un numéro de déclaration d’activité.
Dans ce cas, cet organisme peut assurer les formations :
- pour les salariés de la société mère,
- pour les salariés des différentes filiales du groupe sous réserve de conclure des conventions de formation avec ces filiales.
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Quel type de convention établir avec un prestataire de formation ?
L’entreprise qui a recours à un prestataire de formation doit conclure avec lui une convention de formation portant sur les modalités d’organisation et de réalisation de la formation. Ce document doit obligatoirement comporter certaines mentions, et notamment :
- le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation
- la nature de l’action de formation (prévention, adaptation et développement des compétences, promotion, acquisition, entretien ou perfectionnement de connaissances)
- l’objet (thèmes et objectifs pédagogiques)
- le lieu de réalisation
- la durée et la date
- les effectifs concernés
- les moyens pédagogiques mis en oeuvre
- le montant global de la créance de l’organisme et l’année de participation à laquelle la convention est rattachée
- les modalités de règlement.
Observation : certaines actions, telles que les actions de validation des acquis de l’expérience et les bilans de compétences font l’objet d’une convention tripartite entre l’organisme de formation, l’entreprise et le salarié bénéficiaire.
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Comment mettre en place un cahier des charges ?
Pour les actions de formation organisées en externe spécifiques à l’entreprise (métiers, contexte, organisation), il est possible de mettre en place un cahier des charges détaillant la demande de
prestation de formation. Le cahier des charges permet à l’entreprise de formaliser ses attentes liées à la réalisation de la formation (objectifs, publics, contenu, méthodes pédagogiques, modalités d’évaluation, budget).
De son côté, le formateur externe sera en mesure, à partir d’un cahier des charges, de faire une proposition personnalisée tenant compte des contraintes et des spécificités du contexte dans lequel l’action de formation est mise en oeuvre. L’entreprise pourra sélectionner ses prestataires de formation à
partir des réponses au cahier des charges qu’elle aura reçues.
Un cahier des charges peut, notamment, contenir les informations suivantes :
- Une description du contexte dans lequel s’inscrit le besoin en formation
- Une présentation des objectifs pédagogiques visés par l’action (les compétences à acquérir)
- Les publics visés,
- Les principaux axes du contenu souhaité
- Les modalités d’organisation souhaitées (formation interne ou externe, durée, période de déroulement, outils pédagogiques souhaités,…)
- Les modalités d’évaluation et de validation souhaitées
- Le budget prévisionnel alloué pour l’action.
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Obtenir un numéro de déclaration d'activité
Quand procéder à la déclaration ?
Une fois que la première convention (ou du premier contrat) de formation professionnelle a été conclu avec des tiers. Elle doit être envoyée au plus tard dans les trois mois qui suivent la première convention.
Où se procurer le formulaire ?
Le formulaire est disponible sur Internet (www.service-public.fr) et auprès du Service Régional de Contrôle de la Formation de la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle.
EN SAVOIR PLUS : LE BULLETIN DE DECLARATION EST TELECHARGEABLE SUR LE SITE WWW.OPCALIA-IDF.ORG
Où déclarer ?
La déclaration est adressée en trois exemplaires auprès du Préfet de Région (Service régional de contrôle de la DRTEFP) du lieu du siège social ou du domicile du prestataire.
Quelles sont les principales informations à mentionner sur le bulletin de déclaration d’activité ?
- identification complète du déclarant,
- son activité,
- son statut juridique,
- le thème de la première formation réalisée,
- le nombre et le statut des personnes ayant réalisé des heures de formation à la date de la déclaration (statut des formateurs : formateurs occasionnels, travailleurs indépendants, salariés en CDI, CDD).
Quels documents joindre avec le bulletin de déclaration ?
Ce sont des pièces justificatives permettant d’identifier le prestataire de formation, les formateurs et la réalité de l’activité de formation :
- première convention de formation signée avec un cocontractant (Attention : l’Administration refuse d’enregistrer la demande si ce document n’est pas fourni)
- programme de formation,
- document justifiant l’existence juridique du déclarant (extrait Kbis pour les sociétés commerciales, l’insertion au journal officiel pour une association, attestation d’affiliation à l’URSSAF pour les travailleurs indépendants…),
- liste des formateurs, leurs titres et qualités (Attention : le déclarant doit justifier des titres et qualités de ses formateurs et de la relation entre ces titres et les prestations de formation réalisées).
Dans quel délai le numéro de déclaration d’activité est-il délivré ?
Dans les quinze jours suivants la réception du dossier complet et après vérification de sa conformité, le déclarant reçoit un numéro d’identification sous la forme d’un récépissé. Une fois attribué, ce numéro devra figurer sur toutes les conventions de formation professionnelle.
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Quelles sont les obligations d’un prestataire de formation déclaré ?
Etablissement du bilan pédagogique et financier
Chaque année, tous les prestataires de formation doivent remplir un bilan pédagogique et financier (formulaire transmis par l’Administration) avant le 30 avril. Ce document permet de retracer l’activité de formation le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures de formation suivi par les stagiaires, les spécialités et les niveaux de formation, la durée des formations, statut des personnes réalisant les formations, les fonds reçus (entreprises, OPCA…), les charges, …
En savoir plus : télécharger le modèle de bilan
Les obligations comptables
Chaque année, le dispensateur de formation doit établir un bilan, un compte de résultat et une annexe conformément au plan comptable général. Les organismes qui ont des activités multiples doivent suivre de manière distincte en comptabilité l’activité de formation professionnelle.
Les organismes de formation doivent désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu’ils dépassent, à la clôture de l’exercice comptable, les chiffres suivants pour deux des trois critères suivants :
- trois salariés ;
- 153 000 euros HT de chiffre d’affaires ;
- 230 000 Euros HT au total du bilan
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